¿Qué es la Contabilidad Electrónica?

Inició su obligación para todos los contribuyentes a partir del año 2015 como parte del proceso de digitalización en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Hoy, la Contabilidad Electrónica ha ayudado a automatizar los procesos contables de las empresas y en los despachos contables. La información que se entrega, en formato XML, incluye las operaciones y actividades de una empresa, contablemente hablando, y el SAT puede efectuar a partir de esos XML revisiones en caso de encontrar diferencias, errores y omisiones. A continuación, todo lo que debes saber de ella. ®

Índice

1. ¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad Electrónica?
2. Fundamento legal de la Contabilidad Electrónica
3. ¿Cuáles son los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica?
   1. Catálogo de Cuentas
   2. Balanza de Comprobación
4. ¿Por dónde debe empezar?
5. ¿Cómo elegir un sistema de Contabilidad?

En 2011, inició la transformación en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Del papel pasamos a usar archivos digitales y, justo ese año, la Factura Electrónica se estableció como obligación para todos los contribuyentes en México, modificando la manera de emitir y entregar ese tipo de comprobantes.

Las empresas y contribuyentes, sin distinción de tamaño o giro, vivieron una revolución en la forma de relacionarse, no sólo con la autoridad fiscal, también con sus clientes y proveedores. Incluso, manifestaron cambios en la manera de llevar los negocios.

La Factura Electrónica llegó para quedarse y se convirtió en el punto de partida para que otras obligaciones se presenten en formato electrónico.

Justo este contenido está dedicado a la segunda acción, por así decirlo, que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció como obligación para todos los contribuyentes en México: la Contabilidad Electrónica.

Su objetivo, de acuerdo con el propio SAT, consiste en simplificar y hacer más sencilla la elaboración y gestión de la Contabilidad al interior de las compañías; y con la aportación de integrarlas a mayores niveles de productividad y competitividad mediante el uso y aprovechamiento de la tecnología, en específico un software contable.

Toca a los empresarios, y a los Contadores, por qué no, expresar si la Contabilidad Electrónica verdaderamente ha ayudado a hacer más ágiles, simples y productivos los procesos en las empresas y, sobre todo, en la manera de llevar la Contabilidad. O, por el contrario, ha generado una mayor carga de trabajo.

Por lo pronto, compartimos la definición del SAT para esta obligación: la Contabilidad Electrónica es el registro de las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario.

En términos más prácticos, se trata de un modelo de operación contable que permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas por archivos contables generados y almacenados en formato digital. Ahora, la información contable se convierte en archivos cuyo formato electrónico XML es entregado por los contribuyentes a la autoridad fiscal utilizando el Buzón Tributario.

¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad Electrónica?

La obligación se establece de manera generalizada; es decir, para todos los contribuyentes. Por lo que en principio todos, sin importar su tamaño y giro, inclusive, su régimen fiscal, están obligados en llevar su Contabilidad en formato electrónico.

De manera específica, el SAT apunta lo siguiente en cuanto los obligados:

• Personas Físicas, con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Siempre y cuando no utilicen la aplicación de Mis Cuentas.
• Personas Morales, incluyendo las Personas Morales con fines lucrativos.

Las Personas Físicas con actividad empresarial y profesional cuyos ingresos no sean mayores a dos millones de pesos y utilicen la plataforma de Mis Cuentas, o se encuentran en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), quedan exentas de presentar la Contabilidad Electrónica.

Más importante considerar que, de acuerdo con el SAT, los contribuyentes que no están obligados deben conservar toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, ya que el no llevar su Contabilidad, no las exenta de conservar y, en caso que la autoridad fiscal lo requiera, presentar dicha documentación comprobatoria.

Este proceso se puede simplificar gracias a un validador de CFDI que almacena los comprobantes digitales y la documentación relacionada. Sin embargo, no es lo mismo llevar la Contabilidad Electrónica que presentarla.

Con este queremos decir que, invariablemente, la tecnología se ha convertido en un aliado en los negocios. El uso de software para registrar y procesar la información contable cobra relevancia toda vez que puede ayudarnos a generar reportes cuyo valor principal radica en el análisis de datos e indicadores relevantes para las empresas.

Por ejemplo, un estado financiero reporta en qué situación se encuentra una compañía. Dependiendo si es positiva o negativa, a partir de la información que presenta, pueden tomarse decisiones de hacia dónde llevar el negocio y qué hacer.

Respecto a las Personas Morales que no están obligadas a la Contabilidad Electrónica, el SAT indica instituciones como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a menos que realicen actividades empresariales.

Las donatarias autorizadas que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos, y las asociaciones religiosas que registren sus operaciones en Mis Cuentas, también quedan relevadas de llevar y presentar la Contabilidad Electrónica.

Hay casos específicos en la categoría de Personas Físicas que no están obligadas. A saber, quienes perciban ingresos por:

• Sueldos y salarios
• Dividendos
• Enajenación de bienes
• Adquisición de bienes
• Obtención de premios
• Intereses
• Demás ingresos de las Personas Físicas
• Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), Arrendamiento y Actividades Profesionales, que utilicen Mis Cuentas del SAT
• Con actividad empresarial cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no excedan dos millones de pesos y registren sus operaciones en Mis Cuentas del SAT

Valdría la pena aclarar quiénes son los contribuyentes que hoy en día están en el RIF:

• Contribuyentes que antes eran REPECOS (Régimen de Pequeños Contribuyentes), ya que por disposición oficial ahora automáticamente están inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
• Los que pertenecían al Régimen Intermedio, actualmente pueden optar por incorporarse al RIF; siempre y cuando sus ingresos sean menores a dos millones de pesos.

Lo anterior fue determinado por la autoridad con un plazo del 1 de julio al 1 de octubre de 2014. Después de esas fechas, quienes no hicieran su cambio, de acuerdo con el régimen fiscal con el cual tributan, tendrían que contar desde ese plazo con un software para hacer y presentar su Contabilidad Electrónica.

Fundamento legal de la Contabilidad Electrónica

Hace cuatro años que la Contabilidad Electrónica está con nosotros como una obligación. El paso uno, lo comentamos al inicio de este contenido, fue la Facturación Electrónica y el segundo estuvo representado por la Nómina Electrónica (hoy conocida como Nómina Digital).

El paso 3, de este modo, consistió en la Contabilidad Electrónica fijándose de manera generalizada para todos los contribuyentes.

La obligación inició el 1 de julio de 2014, de acuerdo con las modificaciones hechas a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), específicamente al artículo 43 transitorio de ese documento. Lo cual significó que cada mes los contribuyentes deberían presentar su información contable vía Internet ante del SAT, de acuerdo con las reglas establecidas para tal efecto en el artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 34 de la Resolución del CFF.

Como es costumbre, la autoridad fiscal otorgó un periodo de tiempo para que el contribuyente conociera la disposición, se familiarizara y así saber cómo hacerlo. El objetivo persiguió que todos, los obligados, se prepararán para su cumplimiento.

En la actualidad, podemos decir que la Contabilidad Electrónica es un proceso más que controlado en las empresas o con quienes deban presentarla. No obstante, la actualización en las modificaciones es muy importante a fin de siempre cumplir en tiempo y forma de acuerdo con los requisitos establecidos.

Lo más reciente publicado en relación a la Contabilidad Electrónica está en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017. En dicho marco legal se hace el repaso que indica:

• El envío de la Contabilidad Electrónica es una obligación de los contribuyentes conforme a lo establecido en el Artículo 28 fracción IV y la reglas 2.8.1.6., 2.8.1.7. y 2.8.1.11. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.
• Se hace referencia a la descripción de la información que deben contener los archivos de Contabilidad Electrónica:
• Catálogo de cuentas
• Código agrupador del SAT
• Balanza de Comprobación
• Pólizas del periodo
• Auxiliar de folios de comprobantes fiscales
• Auxiliares de cuenta y subcuenta
• Catálogo de monedas
• Catálogo de bancos
• Catálogo de métodos de pago

La publicación en el portal del SAT de este Anexo 24 se dio el 6 de enero de 2017, dándonos a conocer los esquemas de los 5 XML que integran la Contabilidad Electrónica en su versión 1.3. Esta modificación entró en vigor a partir del 1 de junio del mismo año, lo cual significa que los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica justamente deben estar en esa versión.

¿Cuáles son los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica?

En México, la Contabilidad Electrónica implica cumplir con las nuevas disposiciones de las reformas fiscales promovidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto significa que tanto las Personas Morales y Personas Físicas deberán presentar ante la autoridad fiscal su información contable para su revisión.

Mensualmente, de inicio, los contribuyentes deben entregar dos archivos en formato XML de acuerdo con la regla 2.8.1.4 del Anexo 24

Catálogo de Cuentas

Deberá una sola una vez y cada vez que sea modificado, especificando el periodo utilizado y agregando un campo con el código agrupador de cuentas del SAT. El Catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

Importante decir que cada compañía diseña su catálogo dependiendo de sus necesidades, puede hacerlo de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica. Este documento se compone de varios niveles, pero los dos básicos son el de cuenta mayor y la subcuenta a primer nivel; se agrupan conforme a su naturaleza, objetivo y función.

Balanza de Comprobación

Esta incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas. En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren: se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

¿Cuándo se empiezan a generar y enviar estos archivos de la Contabilidad Electrónica? De acuerdo con el SAT, lo explicamos con la siguiente tabla:

Los XML de la Contabilidad Electrónica que el contribuyente no entregará pero que sí deberá tener a disposición del SAT son:

• Auxiliar de Pólizas: incluye la Información de las Pólizas del Periodo y deberán incluir al nivel de detalle (registros contables) la relación con el folio fiscal que soporte la operación. Dicha asociación permitirá identificar la forma de pago, o distintas contribuciones, tasas y cuotas.
• Auxiliar de Folios: incluye la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales (CFDI) dentro de las pólizas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, como contribuyentes podemos, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
• Auxiliar de Cuentas: incluye la Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Servirá para permitir la identificación de cada operación, acto o actividad conforme al Anexo 24.

No olvidemos que estos tres XML se entregan a solicitud del SAT; en caso de que necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones; y la información a entregar es a partir de julio 2015 y años subsecuentes.

Todos los XML que se envíen, invariablemente, tienen que estar en la versión 1.3 de la Contabilidad Electrónica; y este es un primer punto a tomar en cuenta al momento de elegir un software contable que ayude a generar dicha información. Hay que preguntar y asegurarse que esté actualizado a la versión más reciente de la Contabilidad Electrónica.

Finalmente, los XML de la Contabilidad Electrónica se entregan a través del Buzón Tributario utilizando la Firma Electrónica (FIEL).

¿Por dónde debe empezar?

Si somos contribuyentes obligados a presentar la Contabilidad Electrónica, ¿cuáles son los primeros pasos?:

1. Revisar la vigencia de su FIEL y Certificado de Sello Digital (CSD). En caso de no tener alguno de estos archivos, tramitarlos ante el SAT. Si ya está vencida su vigencia, renovar esta o solicitar uno nuevo.
2. Contar con un software contable que les ayude a preparar la información y a generar los XML, de acuerdo con los requisitos que marca la autoridad.

Para cumplir con la Contabilidad electrónica, los contribuyentes pueden utilizar la tecnología que ofrece un software contable o la plataforma gratuita del SAT: Mi Contabilidad.

La primera opción ofrece la posibilidad de automatizar por completo el área contable, simplificando acciones, actividades y el cumplimiento de obligaciones fiscales. Una ventaja de negocio, tiene que ver con la generación de reportes, como estados financieros, que proporcionan información sobre la situación de la empresa a fin de tomar decisiones.

En tanto, Mi Contabilidad, ayuda a llevar la Contabilidad de una empresa y un profesionista independiente, mas está pensada para un volumen bajo de operaciones. Quienes la utilizan, principalmente, son empresas micro y pequeñas, y personas físicas con arrendamiento y actividad empresarial cuyos ingresos.

Mi Contabilidad no está habilitada para generar reportes, validación de facturas y otras funcionalidades importantes para la Contabilidad.

En el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, hay reglas generales que las empresas no deben dejan escapar para cumplir con la Contabilidad Electrónica. Estas se dieron a conocer como parte de los lineamientos que dan fundamento a la obligación. Podemos mencionar:

1. Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.
2. En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.
3. Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en el software contable que utiliza para almacenar y procesar su información contable.
4. Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran para cuestiones de comprobación.
5. La Contabilidad debe permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente.

De no considerar estas reglas, pueden enfrentar algunas problemáticas que complicarán el cumplimiento de la obligación. Entre las que podemos mencionar:

1. Una carga de trabajo adicional, ¿por qué?
   -De acuerdo con el total de operaciones de la empresa, puede haber una gran cantidad de información a procesar y preparar.
   -Cometer alguna omisión o equivocación que ocasione la revisión de la Contabilidad enviada, su corrección y reenvío.
2. Enfrentar una saturación de los servicios del SAT para tramitar o actualizar la vigencia de su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y Certificado de Sello Digital (CSD).
3. Retrasos o la no presentación de la Contabilidad Electrónica; lo cual ocasiona sanciones por parte de la autoridad.
4. No elegir la opción más conveniente para realizar la Contabilidad Electrónica.
5. No obtener el mejor costo-beneficio en la inversión a realizar para iniciar la Contabilidad Electrónica.

Cuando un contribuyente no envía su Contabilidad Electrónica a tiempo, el SAT se encarga de poner multas o sanciones:

• Por no presentar la información contable a través de los medios designados por la autoridad fiscal, la multa va de los $5,000 a $15,000.
• Por omitir la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica, la multa puede ir de $31,120 y $54,470.
• Por presentar registros contables inexactos, la multa puede ser de $260 a $4,790.

¡Es muy importante cumplir en tiempo y forma!

¿Cómo elegir un sistema de Contabilidad?

Ya hablamos que entre las opciones para procesar y generar los archivos XML de la Contabilidad Electrónica, una de las mejores opciones puede ser un software contable.

Para saber elegir este tipo de sistemas, hay algunos puntos a tomar en cuenta. En materia de Contabilidad Electrónica, aquí tienes 7:

1. Actualización fiscal permanente
   Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que los Contadores brinden la tranquilidad en el cumplimiento de las nuevas obligaciones. Para la Contabilidad Electrónica debe generar los 5 archivos XML, en la versión 1.3 del Anexo 24.
2. Reportes de verificación
   Incluya reportes de verificación para la Contabilidad Electrónica 1.3 a fin de revisar la información antes de enviarla al SAT; principalmente los códigos agrupadores que deben relacionarse en los XML de la Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas. El objetivo es que estén bien relacionados y no existan omisiones.
3. Captura ágil de información
   Ayude a capturar la información del método de cobro en las pólizas, para registrar la entrada de ingresos y cumplir correctamente con la Contabilidad Electrónica 1.3 del Anexo 24.
4. Herramientas complementarias
   Ofrezca herramientas complementarias como un Administrador de Documentos Digitales (ADD) que ayude a la recepción y validez de los archivos XML de los CFDI.
5. Generar los archivos XML de la Contabilidad Electrónica 1.3
   Genera el XML del Catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, XML de Balanza de comprobación, XML de pólizas, auxiliares y folios de acuerdo con los criterios del SAT.
6. Asociación de documentos
   Asociar los CFDI 3.3 y 3l Recibo Electrónico de Pagos (REP) a las pólizas para su contabilización: al momento de integrar un REP en la póliza, sea posible visualizar la información de las facturas relacionadas con su REP.
7. Facilitar la entrega de documentos
   Investiga si el software que estás evaluando, ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales). La función de esta figura consiste en ser un intermediario que ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos de la Contabilidad Electrónica (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos. De este modo, aseguras el cumplimiento de las obligaciones y trámites fiscales en fecha ante una posible contingencia con el portal del SAT.
   El PCRDD funciona como una ventanilla que recibe, revisa y sella tus documentos para enviarlos a la autoridad con la certidumbre de entregarte un acuse de recibo.

No olvidemos que la Contabilidad Electrónica consiste en cuidar aspectos que impactan el trabajo y operaciones de las empresas, como:

1. Relacionar el Catálogo de Cuentas con los Dígitos Agrupadores que determine la autoridad.
2. Relacionar los folios del CFDI a los movimientos contables de la póliza, de forma electrónica para identificar cada operación y sus características.
3. Cada registro y asiento contable debe ser analítico y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar en los siguientes 5 días de que se realizó la operación.
4. Enviar mensualmente la balanza de comprobación a la autoridad.
5. La información mensual a presentar, se hará a través de archivos XML.
6. La autoridad podrá hacer revisiones de forma electrónica.

Fuentes: Servicio de Administración Tributaria (SAT). Colegio de Contadores Públicos de México (CCPM). Taller de capacitación Contabilidad electrónica 2018 CONTPAQi®.

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